Proactivité c’est bien, organisation et productivité c’est mieux! (2ème partie)

Parce qu’un petit rappel vaut mieux qu’un grand oubli !

Dans la première partie sur le sujet, nous partagions avec vous les 5 premières habitudes essentielles de la méthode de productivité proposée par Léo Babauta dans son livre “Zen to Done“.

En guise de petit rafraîchissement, les voici :

  1. Collectez toutes vos informations
  2. Traitez toutes les informations entrantes
  3. Planifiez et priorisez les tâches
  4. Agissez pour créer le bon environnement de travail
  5. Faites confiance dans votre système d’organisation

Voyons maintenant ce qu’il vous reste à faire pour parfaire votre organisation et commencer dès aujourd’hui à devenir plus productif !

 

Voici les 5 autres habitudes essentielles proposées dans cette méthode et que nous avons expérimenté pour nous, pour vous … Aujourd’hui, nous avons choisi de l’adopter, du mieux qu’on peut, dans notre quotidien ! On vous en souhaite tout autant !

6-Organisez-vous !

“Organiser, ce n’est pas mettre de l’ordre. C’est donner de la vie.”

Jean René Fourtou

CLASSEMENT

Nous avons tous une quantité gigantesque de papiers qui entre dans notre système en permanence : extraits bancaires, assurances, factures, publicités, papiers liés à la scolarité des enfants, etc.

Il est possible de s’organiser en suivant une seule règle : une place pour chaque chose et chaque chose à sa place !

 

Voici 6 conseils pour appliquer cette règle et optimiser son organisation des papiers :

  1. La poubelle ! Jetez tout ce qui est inutile, ne gardez que l’essentiel.
  2. Rangez dans l’immédiat (moins de 2 minutes). Reporter et procrastiner le rangement ne fait que créer de accumulation.
  3. Adoptez un système simple de classement
  4. Créez des dossiers papiers pour ranger vos documents
  5. Nommez et étiquetez tous vos dossiers papiers pour pouvoir ranger correctement
  6. Pas de dossier nommé “divers” !! Divers, c’est un fourre-tout. C’est la meilleure manière de finir par ne plus classer. Si quelque chose ne rentre pas dans un dossier existant, créez un nouveau dossier ou jetez-le.

7-Révisez votre système

“Je préfère un vélo à un cheval, les freins sont plus faciles à vérifier”
Lambert Jeffries

Dans le but de garder votre système fonctionnel, vous allez chaque semaine prévoir une heure de temps pour le vérifier. Voici une liste des actions à réaliser durant ce temps :

  • Revoyez vos objectifs à long terme, ceux de l’année par exemple (voir le secret pour atteindre un objectif ).
  • Focalisez-vous sur un but à réaliser dans la semaine.
  • Faites le point sur vos tâches à réaliser pour atteindre ce but dans la semaine.
  • Vérifiez votre agenda et planifiez votre semaine.
  • Révisez vos listes, ajoutez de nouvelles tâches et rayez ce que vous avez déjà fait.
  • Planifiez vos grosses pierres.
  • Mettez à jour le rangement de votre bureau.
  • Vérifiez que vous avez pris une décision de traitement pour tout ce qui est entré dans votre système.

8-Simplifiez

“L’homme devrait mettre autant d’ardeur à simplifier sa vie qu’il n’en met à la compliquer.”

Henri Bergson

La simplification, c’est un de nos concepts préférés dans cette méthode. Il s’agit d’éliminer tout ce qui n’est pas essentiel.

  1. Essayez de réduire vos listes. En y regardant de plus près, on peut parfois passer d’une liste de 50 choses à faire à une autre de 25, en supprimant tout simplement des actions de notre liste. En utilisant la loi de Pareto, le 80/20, on y arrive très bien. Cela consiste à supprimer les 80% de choses qui nous apportent que 20 % d’efficacité. L’idée de base étant de mettre l’accent sur les 20 % qui nous apportent 80% d’efficacité, c’est-à-dire beaucoup! Ne prenez pas ces chiffres à la lettre, mais le concept est là, ce serait dommage de s’en priver… surtout quand on sait qu’avoir trop de tâches est une source de stress importante.
  2. Revoyez tous vos engagements et choisissez-les en conscience. Un engagement est quelque chose que nous faisons parce que nous nous y sommes engagé à un certain moment. Les engagements sont chronophages car ils sont récurrents (tous les jours, toutes les semaines, etc). Le fait de prendre un temps pour revoir nos engagements permet de vérifier que nous sommes toujours en accord avec ceux-ci. Plus concrètement, imaginons que vous pratiquez 2 heures/semaine une activité pour laquelle vous vous êtes engagé il y a deux ans. Cela voudrait dire que vous avez passé 208 heures à pratiquer cette activité. Selon la méthode Zen to Done, le temps étant précieux, il est très important de vérifier que vous voulez passer deux heures/semaine dans cette activité. Un engagement n’est pas forcément un contrat à vie. Si cette activité vous fait du bien d’une manière ou d’une autre, c’est génial, ne changez rien. Mais si vous vous y rendez avec les pieds de plomb, il y a un problème. Posez-vous la question : ” Si je devais supprimer un de mes engagements, lequel serait-ce?”
  3. Faites le ménage sur internet. Parlons un peu des mails inutiles… Au fil de nos navigations sur la toile, nous nous inscrivons à une newsletter, nous répondons à un commentaire, un sondage, nous achetons un objet, nous recevons une confirmation, nous changeons de mot de passe, etc. Tout le monde connaît bien ça. Si vous ne faites pas le ménage dans votre boîte de réception, elle va vite devenir une énorme poubelle. Si vous appliquez le point n°2 qui est de traiter les informations entrantes correctement, vous devriez pouvoir regarder le nombre de messages non lus de votre boîte mails sans angoisse. Chaque mail entrant est une décision à prendre. Il est aussi très important d’aller demander à la source du mail de ne plus vous en envoyer si vous ne les lisez pas. 325 messages non lus ? Cela ne devrait pas arriver! C’est une source de stress. Un autre conseil directement lié à la boîte mail est de supprimer les notifications automatiques de nouveaux mails. Il serait plus efficace que vous traitiez vos mails quand vous le décidez. 3 fois 10 minutes par jour devraient suffire pour maintenir une boîte mail dans un état acceptable. 🙂
  4. Choisissez les sources d’information avec parcimonie. Durant toute l’année qui vient de s’écouler, nous avons appliqué à la maison, ce que l’on appelle la diète médiatique. L’essayer, c’est l’adopter ! On pourrait comparer les informations de la presse médiatique à du bruit. Plus clairement, vous consacrez du temps à écouter, à voir des informations qui sont en dehors de votre zone de contrôle. Cela vous encombre le cerveau. Vous vous préoccupez de choses qui arrivent à des milliers de km de chez vous et vous ne mettez rien en place par rapport à ces informations. Vous êtes juste au courant. Pour l’avoir appliqué pendant une année, si nous avions un conseil à donner, ce serait : coupez-vous du bruit du monde pour vous concentrez sur vos projets, cela nourrira en vous une certaine sérénité. Ne laissez pas votre attention se faire capter par les grands groupes médiatiques. Consacrez ce temps-là à des sources d’informations spécialisées en relation avec votre projet. Quand vous avez envie de vous lobotomiser le cerveau devant une série ou un journal TV, faites-le en toute conscience et non par habitude. On a finalement beaucoup à gagner et peu à perdre à mettre en place cette diète médiatique.

9-Mettez en place des routines

“Sème un acte, tu récolteras une habitude ; sème une habitude, tu récolteras un caractère ; sème un caractère, tu récolteras une destinée.”

Dalaï Lama

Les routines sont des habitudes prises de faire certaines choses toujours de la même manière.

Elles peuvent être des comportements automatiques qui vont vous emmener petit à petit vers vos objectifs. Ces nouveaux comportements sont difficiles à mettre en place, mais sont particulièrement efficaces quand ils deviennent des habitudes, des routines.

Prenons un exemple de routine matinale :

  • Vous vous levez en pleine forme et de bonne humeur 🙂
  • Vous attaquez un petit déjeuner équilibré,
  • Vous jetez un œil à votre agenda pour vous préparer à votre journée, en gardant bien en tête les grosses pierres de la journée,
  • Vous faites un peu de sport pour vous donner la pêche (il existe plein de séquences sportives que vous pouvez faire en moins de 10 minutes par jour !)
  • Et vous prenez votre douche.
  • Vous vous attaquez ensuite à la tâche la plus importante de votre journée,
  • Vous prenez un temps pour traiter vos mails.
  • Et vous passez ensuite à la tâche suivante
  • Etc.

Avec une routine de ce type, quand le temps de midi arrive et que vous avez déjà fait un peu de sport et réalisé le plus important de votre journée, vous soulagez instantanément votre cerveau. Au lieu d’être stressé par tant de choses à faire, il est satisfait de ce qui est fait et motivé pour la suite.

Le seul hic, pour être honnête avec vous, c’est qu’il nous arrive régulièrement d’essayer de mettre en place de nouveaux comportements mais nous n’arrivons pas  toujours à les maintenir dans le temps.

Thomas : “Pour ma part, avec le recul, je pense savoir pourquoi… Je suis trop sévère, trop dur avec moi-même. Les routines que je m’impose sont trop strictes. Après tout, je devrais pouvoir être plus souple, il faut que cela reste un plaisir !”

Amandine : “En ce qui me concerne, je pense que l’organisation familiale, avec des enfants, ne le permet pas toujours…! Hem… Après, faisons déjà du mieux qu’on peu et ce sera déjà très bien 😉 !”

10-Trouvez votre passion

Pourquoi ? Parce qu’être productif dans un domaine que vous n’aimez pas, cela ne vous rend pas heureux… C’est aussi simple que ça !

Comme dirait Idriss Aberkane  le plus spécialiste des spécialistes dans un domaine donné a d’abord été un clampin ! Un clampin qui un jour, a lu un livre passionnant sur un domaine qui l’a passionné et il ne s’est plus jamais arrêté !

C’est véritablement la passion qui nous pousse à la curiosité, à l’apprentissage et à la compréhension. Avez-vous souvent rencontré quelqu’un de passionné qui avait un état d’esprit négatif au sujet de sa passion ? Nous pas…

Alors, à vos passions les amis ! 😉

 

Nous voilà arrivés au bout de ces 10 habitudes essentielles pour devenir productif et organisé! Il est vrai que c’est un fameux condensé et que ça peut paraître beaucoup de chose à intégrer, beaucoup de choses à appliquer… Mais rappelez-vous que vous n’êtes pas obligé de tout appliquer de suite! Si vous appliquez concrètement ne serait-ce qu’un seul de ces conseils, vous verrez, vous obtiendrez de nouveaux résultats. À l’heure où nous vous écrivons ces lignes, nous pensons avoir intégré environ 70 % et appliqué 50 % de cette méthode! Et déjà, elle nous a permis d’être réellement plus efficaces, moins stressés et surtout, de faire plus de choses en moins de temps… et d’avoir plus de temps pour d’autres choses !

Alors par quoi choisissez-vous de commencer ?

Peu importe finalement, ce par quoi vous commencerez, mais commencez ! Et on vous souhaite autant de plaisir que nous à expérimenter !

Si vous pensez qu’au moins une de ces 10 habitudes peut aider d’autres personnes à devenir plus productif alors n’hésitez pas : partagez sur les réseaux sociaux en utilisant les icônes ci-dessous.

Belle semaine à vous et à bientôt !

 

Tom & Amande

 

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5 Comments

  • evan boissonnot 14 septembre 2017 at 10 h 21 min

    Bonjour vous deux

    Je vous remercie pour cet article. Très bien construit, et avec les citations, j’aime beaucoup.

    Je reviens sur les mails : pourquoi 3 fois par jour.
    Non une fois par jour, à 12h30, pour ne pas être pollué et stressé dès le matin.
    Les mails n’annoncent pas toujours des bonnes choses, autant ne pas gaspiller son temps dès le matin, et faire ce qui est vraiment essentiel.

    Au plaisir
    Evan

    Reply
    • Tom et Amande 16 septembre 2017 at 18 h 06 min

      Bonjour Evan, c’est peut-être encore une marge de progression que nous avons en effet… 🙂 Cela reste tout même difficile à envisager pour l’instant, certain mail étant urgent de notre point de vue. Ta remarque me fait penser à un nouvel article : “comment appréhender un mail annonceur de mauvaise nouvelle”…

      Reply
      • Guillaume 19 septembre 2017 at 21 h 17 min

        Si on en crois Tim Ferriss, dans la semaine de 4h, une fois par semaine cela suffit largement pour les mails…
        Pour ma part, j’en suis à 2 fois par jour quand je suis au bureau (10h30 et 15h00) grosso modo au moment de mes pauses avant ou après, et une seule fois pour le perso, le soir vers 21h une fois que je suis tranquille.
        Je suis très intéressé par votre idée d’article pour les mails annonceurs de mauvaise nouvelle. C’est vrai que parfois, on tarde à ouvrir certains mails que l’on sait déjà problématiques. Des collègues m’en ont déjà fait part, je l’ai même parfois fait moi-même. Même si au final, je le fais de moins en moins, car je sais que j’ai déjà survécu à 100% des mails porteurs de mauvaise nouvelles que j’ai reçu depuis que le mail existe 🙂
        Bonne soirée

        Reply
  • Guillaume 15 septembre 2017 at 19 h 31 min

    Bonsoir,
    J’ai adoré vos deux articles qui sont une excellente synthèse d’une organisation optimale. J’applique depuis plus d’un an ZTD (enfin c’est plutot GTD simplifie à ma sauce, qui ressemble pas mal à ZTD) et ça complètement augmenté la productivité au travail (et réduit mon stress) tout comme ma capacité à jongler avec les impératifs à la maison (papa de 3 filles, un boulot alimentaire, des formations, le sport, un déménagement imprévu… etc.)
    Petit bémol cependant : j’aurai mis le 10 “les passions” en premier. Je m’explique, quand on a défini ses passions, son but, son cap, il est encore plus facile (et bénéfique) d’organiser sa vie en fonction. S’organiser sans trop savoir “pourquoi” c’est bien mais ce n’est pas l’optimum, à mon sens.
    Merci en tout cas pour vos articles, et bon week-end !

    Reply
    • Tom et Amande 16 septembre 2017 at 17 h 54 min

      Bonjour Guillaume, la remarque est pertinente… Même si le la méthode originale est présentée de la sorte. Je te remercie pour ce commentaire qui va dans le sens de l’article et de notre expérience.

      Reply

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