Proactivité c’est bien, organisation et productivité c’est mieux! (1ère partie)

Être plus productif ne veut pas dire travailler plus.

La productivité peut avoir une consonance très négative, péjorative à notre époque. Une époque où le burnout est devenu un problème sociétal majeur ; où le sens de ce que l’on fait nous échappe, parfois. On a alors l’impression que la productivité sonne comme un mot sans valeur ; comme un mot qui ne ferait qu’accélérer encore et encore le non sens qui nous entoure…

Si l’on considère les choses sous un angle différent, un angle plus personnel, plus dans notre zone de contrôle, la productivité est un outil exceptionnel vers la récupération de notre pouvoir personnel. Nous entendons par pouvoir personnel, la conscience et le choix quant à la manière dont nous utilisons ce que nous avons de plus précieux : Le temps!

Gérer son temps, voilà un sujet intéressant…

Est-il possible de gérer son temps, de décider de ce que l’on en fait ? Voilà ce que productivité signifie pour nous aujourd’hui, c’est en rapport avec notre liberté. C’est le pouvoir d’augmenter nos choix, de vivre plus d’expériences dans le temps imparti. De reprendre le contrôle de notre vie ! Ce qui est indispensable surtout quand, en plus de sa petite personne, on doit gérer tout une réalité quotidienne (les enfants, le ménage, le travail, l’administratif, les amis, les mails, les impératifs des uns et des autres,…) 😉

Alors, comment faire ?

Existe-t-il une méthode pour mieux s’organiser ? Pour devenir à la fois plus conscient de nos choix et plus productif d’un point de vue personnel, dans nos expériences de vie?

Bien qu’elles soient critiquées à l’échelle de notre société pour ce que le système en fait, toutes les méthodes de productivité ont en réalité du bon si nous nous les appliquons à nous-même.

Aujourd’hui, à deux, nous expérimentons tous les jours (du moins du mieux qu’on peut) une méthode qui nous tire vers le haut! Voilà la raison pour laquelle nous avons choisi de la partager avec vous. Il s’agit de la méthode “ZEN TO DONE” que nous appliquons aussi pour animer ce blog et qui nous convient vraiment bien! Une belle revanche sur nos phrases toutes faites du style “le temps file”, “je n’ai le temps de rien et pourtant je n’arrête pas”,…

 

“ZEN TO DONE”

Si vous voulez en savoir plus sur les secrets de cette méthode, poursuivez votre lecture et restez avec nous 🙂

  • La méthode a été conçue pour vous aider à diriger votre attention vers ce qui vous intéresse, afin de créer du concret dans le monde réel. Elle vous permettra donc d’éviter ZEn to Doneque ce soit votre attention qui soit captée par des mécanismes mis en place par d’autres, pour servir leurs intérêts…!
  • Simple à comprendre et à mettre en place à mettre en place, elle se base sur 10 habitudes efficaces qui permettent de faire énormément de choses pour vous en peu de temps.
  • Bien utilisée, elle vous donnera plus de pouvoir personnel. Vous allez devenir organisé, ce qui va vous simplifier la vie et diminuer votre stress!
  • Vous pourrez enfin garder les choses sous contrôle, passer à l’action et réaliser vos objectifs!
  • Bref, pour nous, il s’agit bel et bien d’une méthode incroyable pour devenir productif plutôt que occupé 😉

Cette méthode, que l’on va vous résumer dans cet article, a été crée par Léo Babauta, auteur du livre Zen to Done” (livre disponible en anglais sur Amazone, si vous souhaitez vous le procurer, cliquez sur le petit livre vert).

Pour son livre, Léo Babauta s’est lui-même inspiré d’une autre méthode reconnue, “Getting Things Done”, qu’il a simplifié pour la rendre accessible au plus grand nombre.

Bien que simple à comprendre et à mettre en place, il nous a semblé important de bien prendre le temps de vous expliquer les 10 points essentiels de la méthode “Zen to Done”, histoire de mettre toutes les chances de votre côté pour bien les comprendre, les intégrer et surtout les appliquer! 🙂

Voilà pourquoi cet article sera écrit en deux parties, soit 2 fois 5 points ! C’est parti :-)!

Découvrez les 5 premières habitudes qui vont vous changer la vie, si vous les appliquez! 😉

Montage de galet

1-Collectez ou… oubliez d’oublier!

“Rien n’est plus agaçant que de ne pas se rappeler ce dont on ne parvient pas à se souvenir et rien n’est plus énervant que de se souvenir de ce qu’on voudrait oublier.”

Pierre Dac

Le stress provient en grande partie des tâches que l’on a à faire et qui ne sont pas terminées. Ce sont tous ces tiroirs ouverts qui ne sont pas encore fermés… Nous encombrons notre cerveau en l’obligeant à nous rappeler sans cesse toutes ces tâches à terminer. Et pourtant, notre cerveau n’est pas un aide-mémoire.  Il n’est pas conçu pour se souvenir de tout ce que nous avons encore à faire. Et comme toute chose pour laquelle vous n’êtes pas conçu, cela va générer du stress supplémentaire.

Notre cerveau, si nous l’utilisons comme un aide-mémoire, obtient des résultats pitoyables même s’il est comparé à un simple bloc-notes. C’est une véritable passoire. Il n’est pas fait pour nous rappeler les choses. Et même s’il en est capable, il le fait rarement au bon moment… Il vous rappelle qu’il faut acheter des croquettes pour le chien pendant votre réunion importante de la journée, par exemple, ou encore que vous avez encore oublié de répondre au message de Tante Gertrude quand vous remplissez votre déclaration d’impôt… Bref, il est certain que vous nous comprenez car, pour ça et par les temps qui courent, nous sommes tous pareils. Le résultat, c’est que nous sommes sans arrêt envahis de pensées perturbantes, de distracteurs, qui nous dérange dans la tâche que nous accomplissons dans l’instant.

Peut-être allez-vous nous dire “Comment veux-tu que je change le fonctionnement de mon cerveau”?

to do list

Notre but n’est pas de vous expliquer comment changer le fonctionnement de votre cerveau! Mais plutôt d’envisager de libérer votre cerveau!

La solution toute simple est de déléguer cette fonction de mémorisation.

Pour ça, il vous faut un système adapté à vous tel un carnet de note ou tout autre système informatique, peu importe, du moment que vous l’ayez toujours sous la main. Personnellement, nous avons essayé et adopté Evernote! Il s’agit d’un logiciel informatique que vous installez sur votre smartphone, ordinateur et/ou tablette. Il vous permet de tout noter, d’organiser et surtout de centraliser toutes vos notes.

Dès que vous pensez à quelque chose à faire, vous libérez votre cerveau en le notant directement dans votre système.  Si vous prenez l’habitude de tout noter directement, vous allez réellement faire beaucoup d’espace et comme cela créer de la zénitude dans votre esprit. Comme toutes les habitudes, il faut un certain temps pour pouvoir l’ancrer, alors commencez dès maintenant! Ce n’est pas difficile à mettre en place et c’est très efficace.

Et maintenant, qu’allez vous faire de toutes ces notes ?

Vous allez les…

2-Traitez

“La liberté n’est pas l’absence d’engagement mais la capacité de choisir.”

Paulo Coelho

Traiter ses notes c’est dire stop à l’accumulation. Il est évident que nous avons beaucoup de choses à penser, à faire, etc. Il est donc très important d’être à jour dans le traitement de toutes ses notes.

La clé pour traiter efficacement est de prendre une décision pour tout ce qui rentre dans votre système de collecte. La méthode Zen to Done vous propose 5 choix de traitement possible.Checklist

  1. Supprimer – La note s’avère être une mauvaise idée, peu réaliste, pas nécessaire, etc. Dans ce cas, supprimez-là.
  2. DéléguerConfiez cette action à quelqu’un d’autre.
  3. Classer – La note contient une information importante dont vous pouvez avoir besoin plus tard, alors Classez-là.
  4. Planifier – Vous savez que la tâche est importante, mais vous ne pouvez pas la faire de suite. Planifiez-là directement dans votre agenda, décidez simplement quand vous allez vous occuper de cela.
  5. Faire de suite – Si la tâche prend moins de deux minutes, la méthode de productivité Zen to Done suggère : Faites-là tout de suite.

3-Planifiez

“La clé n’est pas de prioriser ce qui est sur votre calendrier, mais de planifier vos priorités.”
Stephen Covey

Pour cela, il y a trois types d’actions différentes à envisager :

  • Les tâches les plus importantes, elles sont représentées par les grosses pierres dans la méthode.
  • Les tâches courantes, elles sont représentées par les cailloux.
  • Les futilités, on peut les voir comme du sable.

Pour vous donner une image concrète, si votre journée est un bocal et que vous le remplissez avec le sable en premier, vous n’aurez plus de place pour les choses les plus importantes…

Il y a deux types de planification à effectuer :

  • Celle des grosses pierres qui se gère au niveau de la semaine. Une fois par semaine vous listez et planifiez les choses les plus importantes que vous avez à faire. Attention de ne pas vouloir en faire trop car si vous n’arrivez pas à atteindre vos objectifs de la semaine, la méthode devient contre-productive! Une base de 10 choses importantes qui ne font pas partie de vos affaires courantes est déjà un objectif très ambitieux.
  • Celle des cailloux et du sable qui se gère au quotidien. Le matin avant de commencer votre journée ou le soir en fin de journée. Prenez un moment pour planifier les affaires courantes. En faisant cela, vous prendrez peu à peu conscience de la manière dont vous organisez votre temps. Grâce à cette conscience, vous ne pouvez que vous améliorer. 😉

Chaque semaine, vous listez les grosses pierres que vous voulez planifier. Pour bien faire, vous ne devriez jamais déplacer une grosse pierre dans votre agenda. Les grosses pierres sont précieuses, elles vous font avancer vers votre objectif.

4-Agissez

Penser sans agir n’est pas vivre, mais végéter.
Pierre Reverdy

Nous avons pris une mauvaise habitude pour la plupart d’entre nous. Celle d’être multi-tâches. Pourtant, nous sommes beaucoup plus efficace si nous nous focalisons sur une seule tâche à la fois.

Si vous appliquez ne fusse que cette seule habitude, vous verrez une énorme progression dans votre productivité.

Voici 4 conseils simples pour y parvenir :

  • Fermez votre boîte email, votre téléphone portable et toutes les sources de déconcentration et d’interruption possibles qui pourraient vous arrêter.EmailChaque tâche que vous faites vous demande un certain temps avant d’être totalement concentré. C’est un peu comme si le cerveau avait besoin de préchauffer pour atteindre des performances maximales. Si vous êtes interrompu, ce temps de préchauffage est multiplié par le nombre de fois que vous êtes interrompu. Imaginez que sur 1 heure de temps de travail, vous vous laissiez distraire par une dizaine de perturbations (notification de Facebook, coup de téléphone, messagerie instantanée, texto, mail, etc.) ; si à chaque distraction, il vous faut de nouveau 2 minutes pour être bien concentré dans votre tâche, cela fait déjà 20 minutes sur 60 qui passent à des futilités. Ce problème peut réellement freiner votre productivité. C’est comme si vous donniez le droit à n’importe qui de pouvoir venir vous déranger. Dans cet exemple qui n’est pas exagéré, on voit comment 1/3 de votre temps de travail n’est pas correctement utilisé. La solution est de s’aménager un environnement propice : il sera de préférence calme et avec peu de distraction visuelle.
  • Libérez de l’espace sur votre bureau. Un encombrement sur le bureau crée de l’encombrement dans votre esprit. Il faut appliquer le point numéro 2 de la méthode si vous avez plein de choses sur votre bureau. Quand vous aurez fait cela, vous aurez l’impression de respirer. Vous verrez, c’est une sensation assez agréable. Tous les adeptes du minimalisme vous le diront.
  • Utilisez la technique du pomodoro. Cela consiste à définir un temps durant lequel vous serez entièrement consacré à votre tâche. Pour cela vous vous aidez d’une minuterie. Tout le monde a cela sur son portable aujourd’hui.Vous choisissez de travailler 30 minutes ou une heure par exemple. Vous lancez le minuteur et vous programmez une pause de 10 minutes une fois le temps de travail terminé. Durant la pause, vous faites tout ce que vous avez envie. Vous recommencez cette opération plusieurs fois sur la journée. Aujourd’hui, pour notre part, nous avons complètement intégré cette pratique.
  • Si malgré tout vous êtes dérangé (irruption d’un collaborateur dans votre bureau par exemple), écrivez toute demande entrante directement sur votre bloc-notes ou système de notes et revenez de suite à votre tâche. Vous consacrerez du temps à cette nouvelle tâche quand vous aurez terminé la précédente. Il n’y a rien de pire que de changer en permanence de priorité, c’est la meilleure chose à faire pour finalement ne rien faire correctement.

Si vous appliquez ces conseils simples à mettre en place, en plus de voir votre niveau de productivité augmenter, vous verrez votre niveau de stress baisser fortement!

5-Faites confiance

“La confiance pousse aussi lentement qu’un cocotier, mais tombe aussi vite qu’une noix de coco.”

Montek Ahluwalia

Vous devez avoir confiance en votre système pour pouvoir lâcher prise, car votre cerveau n’est pas dupe! S’il n’a pas confiance en votre système de classement et de traitement, il ne pourra pas vous laisser tranquille. Il vous rappellera sans cesse tout ce que vous avez à faire…

Simplicité

Pour ça, il vous faut un système simple et efficace. Si vous suivez la méthode, votre système le sera. Ce qu’il faut bien comprendre, c’est que la confiance n’est pas instantanée. Elle va se créer avec le temps, quand vous aurez vérifié que ce que vous avez mis en place fonctionne.

Donc pour avoir confiance, vérifiez :

  • assurez-vous que vos listes soient simples et précises.
  • vérifiez quotidiennement vos listes et assurez-vous que les grosses pierres prévues ont bien été réalisées.
  • Focalisez-vous sur ce que vous avez à faire maintenant.
  • Arrêtez d’essayer de nouveaux outils d’organisation. Quand votre système fonctionne, gardez-le, améliorez-le un peu au besoin, mais n’en changez pas car c’est une énorme perte de temps que de changer de système continuellement.

Voilà pour les 5 premières habitudes qui vont vous changez la vie, si vous les appliquez. Alors, avant d’attaquer les 5 suivantes, prenez déjà le temps de mettre celle-ci en action, ce sera déjà une belle grosse pierre 😉 Et puis, trop c’est trop, on est pas des robots!  (Voir quand même la deuxième partie)

Si vous aussi vous connaissez des personnes débordées par le temps ou absolument pas organisées, partagez cet article sur les réseaux sociaux, cela pourrait bien les aider…

 

En ce qui concerne notre retour d’expérience, nous avons nettement gagné en productivité, suffisamment pour pouvoir consacrer du temps à la rédaction des articles de ce blog… 🙂

Alors comme d’habitude, testez! Vous verrez par vous-même que cette méthode permet réellement d’être positif et proactif.

Et n’oubliez jamais : bougez-vous, personne ne le fera pour vous!

Rendez-vous au prochain article pour découvrir les 5 autres points de cette méthode de productivité et en attendant, nous vous remercions de partager l’article sur les réseaux sociaux.

 

A bientôt!

 

Tom & Amande

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